Jak pracować mądrzej, nie ciężej? 11 aplikacji biurowych poprawiających efektywność

Według najnowszych badań Eurostatu przeciętny tydzień pracy w Polsce trwa 40,4 godziny. To o prawie siedem godzin więcej niż w pierwszej pod tym względem Holandii i o trzy godziny więcej niż wynosi europejska średnia. Oczywiście za taki stan rzeczy w dużej mierze odpowiedzialne są utarte schematy społeczno-kulturowe, ale też stale zwiększający się natłok obowiązków.

O ile jednak do modyfikacji tych pierwszych potrzebne są nowe rozwiązania systemowe i zmiany pokoleniowe, o tyle z tymi drugimi można poradzić sobie samodzielnie za pomocą nowoczesnych aplikacji i narzędzi automatyzujących i porządkujących pracę. Oto najciekawsze z nich.

Reclaim.ai

Reclaim.ai to aplikacja do optymalizacji dziennego harmonogramu, wykorzystująca inteligentny kalendarz oparty na sztucznej inteligencji. Narzędzie z pomocą AI automatycznie analizuje rozkład dnia użytkowników i użytkowniczek i znajduje najbardziej odpowiedni czas na zadania zawodowe pośród codziennych nawyków, obowiązków i spotkań. Jednocześnie chroni kalendarz przed przeciążeniem i zachowuje niezbędną elastyczność w razie natłoku ważniejszych zadań.

Jednocześnie Reclaim.ai automatycznie wygospodarowuje czas na przerwy w ciągu dnia, a także tworzy ustalone godziny pracy i pozwala zachować ich strukturę, by obowiązki zawodowe nie kolidowały z wyznaczonym czasem prywatnym. Ciekawostką jest z pewnością funkcja synchronizacji aplikacji ze statusem w komunikatorze Slack. Dzięki Reclaim.ai maniacy produktywności mogą też prześledzić zaawansowane analizy tego, gdzie i jak spędzają czas w ciągu tygodnia.

Freedom

Czasami zła organizacja pracy nie wynika ze zbyt dużego natłoku zadań, a z nieumiejętności odłączenia się od rozpraszaczy, których w cyfrowym świecie jest pełno (więcej o detoksie od mediów społecznościowych pisaliśmy tutaj). Rozwiązaniem na tę bolączkę jest narzędzie o wiele mówiącej nazwie Freedom. Pozwala ono automatycznie blokować strony internetowe, aplikacje i powiadomienia, które utrudniają skupienie.

Użytkownicy i użytkowniczki mogą też tworzyć spersonalizowane harmonogramy, które tymczasowo blokują dostęp do głównych źródeł rozproszenia, a w skrajnych przypadkach – nawet do całego Internetu. Aplikacja Freedom automatycznie synchronizuje się także z wszystkimi urządzeniami w danym ekosystemie, dzięki czemu skutecznie ogranicza nadmiarowe bodźce ze świata cyfrowego i pozwala lepiej skupiać się na zadaniach w pracy. W wersji premium oferuje też specjalne playlisty ułatwiające koncentrację.

IFTTT – If This Then That

Zbyt duża liczba bodźców niekoniecznie musi dotyczyć zewnętrznych rozpraszaczy, a samych narzędzi wykorzystywanych do pracy. Osobne aplikacje do maila i kalendarza, prywatne i firmowe komunikatory, platformy do zarządzania zadaniami, media społecznościowe, dysk w chmurze, programy do generowania faktur. Obecnie w pracy stykamy się z dziesiątkami różnych narzędzi, których obsługa wymaga nieustannego żonglowania uwagą oraz niemałego wysiłku w celu synchronizacji i przyswojenia wszystkich informacji.

Tu z pomocą przychodzi „aplikacja od wszystkiego” – If This Then That (IFTTT). Umożliwia ona łączenie i koordynację różnych usług, środowisk i urządzeń online w celu maksymalizacji produktywności i minimalizacji rozpraszaczy. Dzięki prostej logice „jeśli to, to tamto” (If This Then That) użytkownicy i użytkowniczki IFTTT mogą tworzyć zautomatyzowane strumienie danych zwane apletami, które w obrębie jednego interfejsu uruchamiają konkretne działania w oparciu o wcześniej zdefiniowane warunki. W ten sposób da się zsynchronizować przepływ informacji z ponad dziewięciuset najpopularniejszych platform z różnych kategorii: od Instagrama, Discorda, Facebooka i X przez kalendarz Google, Slacka, GitHuba i Mailchimpa, aż po Dropbox, WordPress i Spotify.

Todoist

Todoist to inteligentna platforma do zarządzania zadaniami, która ułatwia tworzenie, kategoryzację, porządkowanie według terminu i ustalanie statusu ważności codziennych obowiązków i większych projektów. Oprogramowanie obsługuje też zadania cykliczne i oferuje przypomnienia o terminach.

Menedżerowie i menadżerki mogą używać go z kolei do dzielenia większych projektów na części i przydzielania konkretnych zadań pracownikom. Każde zadanie może mieć własną tablicę dyskusyjną, a użytkownicy mogą zamieszczać na niej pliki z nim związane. Todoist oferuje także dziennik aktywności do śledzenia postępów i synchronizację z wszystkimi najpopularniejszymi kalendarzami.

Digitalfirst.ai

Mniejsze firmy i startupy nie zawsze dysponują zasobami pozwalającymi na stworzenie osobnego działu marketingu, który opracowałby, a następnie zrealizował kompleksową strategię promocyjną. To zresztą wymaga także bardzo dużych nakładów czasowych. Rozwiązaniem tego problemu może być narzędzie Digitalfirst.ai.

Aplikacja zaprojektowana przez polski zespół programistów wykorzystuje sztuczną inteligencję i dostępną wiedzę do tworzenia najbardziej optymalnych strategii marketingowych dopasowanych do potrzeb konkretnego biznesu. Oferuje także dostęp do biblioteki różnych taktyk, w której oprócz rekomendacji użytkownicy i użytkowniczki mogą zapoznać się ze studiami przypadków popularnych marek i chwytami doświadczonych marketerów. Narzędzie pozwala też zarządzać projektami w czasie rzeczywistym i przydzielać konkretne zadania poszczególnym członkom zespołu.

Prowly

Kolejna polska aplikacja, która w łatwy i szybki sposób umożliwia prowadzenie działań z zakresu promocji i public relations. Prowly oferuje bazę kontaktów do ponad miliona dziennikarzy i dziennikarek z całego świata, a inteligentny system rekomendacji pozwala na przeszukiwanie ich pod kątem preferowanej tematyki, medium, stanowiska czy lokalizacji.

W ten sposób użytkownicy i użytkowniczki narzędzia Prowly mogą szybko i łatwo dopasować komunikat do odbiorcy i upewnić się, że ich informacja prasowa dotrze do tych osób, które mogą być nim realnie zainteresowane. W ten sposób oszczędzają czas na szukanie i selekcję właściwych osób do kontaktu.

Workday

Workday to narzędzie zwiększające produktywność zespołów HR, które upraszcza wiele kluczowych czynności biznesowych zapewniających funkcjonowanie firmy. To wszechstronna platforma, która łączy wszystko w jednym miejscu, umożliwiając zespołom kadr efektywne zarządzanie ludźmi, płacami, świadczeniami i operacjami finansowymi.

Specjaliści HR, menedżerowie i pracownicy mogą z łatwością poruszać się po swoich zadaniach niezależnie od tego, czy chodzi o rekrutację i wdrożenie, czy też zarządzanie wydajnością i rozwój talentów. Analityka Workday w czasie rzeczywistym zapewnia również cenny wgląd w trendy dotyczące siły roboczej i wyniki finansowe, umożliwiając podejmowanie decyzji w oparciu o dane – bez konieczności wykonywania całej ręcznej pracy związanej z gromadzeniem statystyk.

Heroify

Heroify to polskie narzędzie rekrutacyjne, które dzięki sztucznej inteligencji usprawnia i przyspiesza proces selekcji kandydatów i kandydatek do pracy. Najpierw aplikacja na podstawie informacji rekrutera o danym stanowisku generuje listę najbardziej optymalnych kompetencji, którymi przyszli pracownicy powinni się charakteryzować. Następnie platforma dobiera tzw. assessmenty, czyli spersonalizowane testy, które pozwalają weryfikować te kompetencje, a po ich wypełnieniu przez kandydatów i kandydatki – przygotowuje wyczerpujące raporty porównawcze dotyczące każdej osoby.

W ten sposób rekruterzy mogą nie tylko zaoszczędzić czas niezbędny na samodzielne przejrzenie wszystkich CV, ale też szybko sprawdzić, czy informacje w nich zawarte znajdują pokrycie w rzeczywistości. Co istotne, aplikacja Heroify działa w pełni zgodnie z przepisami RODO.

Figma i CodeJet

Figma i CodeJet to dwie osobne platformy, których jednak warto używać w tandemie. Ta pierwsza to jedna z najpopularniejszych aplikacji do projektowania interfejsów użytkownika stron internetowych i aplikacji webowych, podczas gdy ta druga pozwala w łatwy sposób przekształcać te projekty w gotowy kod HTML lub React. Dzięki temu mozolny i długotrwały proces UX designu i implementacji poszczególnych elementów produktu skraca się do kilkunastu minut. I co ciekawe, CodeJet to w pełni polski startup, którego pomysły rewolucjonizują branżę.

1Password

Wszystkie wymienione dotychczas aplikacje i narzędzia wymagają haseł, które są pierwszą linią ochrony kont i zgromadzonych na nich danych. Lepiej więc, żeby były silne i skomplikowane, a co za tym idzie – trudne do zapamiętania. Tymczasem każda luka w pamięci to nie tylko niepotrzebny stres związany z odnajdywaniem właściwego hasła lub procesem ustalaniem nowego, ale przede wszystkim – strata czasu.

Aplikacja 1Password rozwiązuje ten problem. Jest to oprogramowanie do zarządzania hasłami, które przechowuje je w specjalnie zaszyfrowanym cyfrowym „sejfie”. Jednocześnie eliminuje potrzebę zapamiętywania haseł i zachęca użytkowników i użytkowniczki do tworzenia silniejszych zabezpieczeń do swoich kont internetowych. 1Password pozwala również administratorom IT ustawiać minimalne wymagania dotyczące siły hasła i automatycznie generować silne kombinacje znaków dla pracowników.