Cyfryzacja pracy. Czy polskie firmy są gotowe na Krajowy System e-Faktur?

Na 10 miesięcy przed wprowadzeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), Symfonia i Związek Przedsiębiorców i Pracodawców (ZPP) opracowały raport Cyfryzacja sektora MŚP w Polsce. Celem badania było sprawdzenie, jak w 2023 r. pośród przedsiębiorców przedstawia się świadomość dotycząca cyfryzacji firm i jej poziom wdrożenia.

„W badaniu skupiliśmy się na MŚP, ponieważ stanowią one trzon polskiej gospodarki” – mówi Piotr Ciski, prezes Zarządu Symfonii.

„Wchodząca za moment obowiązkowa całkowita cyfryzacja faktur obejmie również pozostałe segmenty rynku. Jesteśmy jedynym krajem Unii Europejskiej, który wprowadza KSeF dla wszystkich dokumentów fiskalnych w biznesie: bez ograniczeń kwotowych czy obszaru rozliczeń. To ogromne wyzwanie dla polskich przedsiębiorców, które dotyka nie tylko systemów IT, ale również procesów wewnętrznych związanych, m.in z obiegiem i akceptacją faktur kosztowych” – dodaje.

Wprowadzenie KSeF pozwoli administracji publicznej na wgląd w czasie rzeczywistym w każdą transakcję gospodarczą, ponieważ będą one procedowane w centralnym systemie e-faktur. Wymaga to od przedsiębiorców zmiany procesów i dostosowania narzędzi do nowych wymogów. Krajowy System e-Faktur jest rozwiązaniem w pełni cyfrowym, co oznacza, że cały rynek w naturalny sposób przeniesie część swoich procesów biznesowych do chmury.

Tymczasem, jak pokazuje raport, jedynie 14% ankietowanych MŚP deklaruje korzystanie z chmury, a 13% wykorzystanie systemów do zarządzania procesami, w tym ERP. Odsetek mikrofirm nie przekracza 10% w obu tych kategoriach. Jednocześnie jedynie 3% ankietowanych deklaruje wykorzystanie sztucznej inteligencji w codziennych operacjach biznesowych.

Z badania wynika ponadto, że 44% respondentów jako główną korzyść płynącą z cyfryzacji wskazuje wzrost efektywności pracy. Zmniejszenie szkodliwego wpływu na środowisko dostrzega 33% badanych. Jedynie 19% ankietowanych widzi w digitalizacji potencjał na zwiększenie przychodów firmy. Jednak niemal połowa badanych (46%) obawia się kosztów związanych z cyfryzacją swojej organizacji. Do tego dochodzą obawy czysto ludzkie - niechęć pracowników do zmian zadeklarowało 16% przedsiębiorstw.

„Zaskakujące jest to, że zaledwie 19% badanych dostrzega korzyści finansowe wynikające z cyfryzacji. Tymczasem KSeF jest okazją dla polskich MŚP na rozwinięcie biznesu dzięki lepszemu wykorzystaniu danych” – zauważa Piotr Ciski.

„E-faktura jest ostatnim etapem procesu sprzedażowego – wystawieniem dokumentu sprzedaży. Wraz z wprowadzeniem KSeF, naszych przedsiębiorców dzieli tylko krok od sięgnięcia po digitalizację niemal całego procesu: w dużym uproszczeniu - od zamówienia do faktury. Dostępne na rynku narzędzia i systemy integrujące się z KSeF dają możliwości głębszej analityki, ponieważ dane są już zdigitalizowane i można je łatwo poddać dalszej obróbce” – podsumowuje Ciski.