Systemy OKR. Jak wyznaczać firmie ambitne cele i je realizować?

OKR to skrót od Objectives and Key Results, czyli system stosowany przez zespoły i pojedyncze osoby do wyznaczania ambitnych celów dających wymierne rezultaty. OKR-y pozwalają na śledzenie postępów, zapewniają, że różne zespoły w firmie "grają do jednej bramki" i ułatwiają wprowadzenie zmian, by osiągnąć wyznaczone zadania.

Historia OKR-ów sięga lat siedemdziesiątych XX wieku, gdy Andre Grove, jeden ze współzałożycieli Intela, wprowadził ten system w swojej firmie. O OKR-ach zrobiło się głośno, gdy pod koniec lat dziewięćdziesiątych, stały się podstawową metodyką używaną przez Google – firmę, która była jedną z najbardziej innowacyjnych spółek Doliny Krzemowej. Od tamtego czasu
OKR-y zaczęły być stosowane przez wiele firm z Sillicon Valley i mnóstwo firm z branży nowych technologii z Samsungiem, Spotify i Netflixem na czele.

Czym są OKR-y?

OKR-y składają się z dwóch podstawowych elementów: celów i kluczowych wyników. Cele są bardzo jasno określone, powinny być "nieosiągalne", inspirujące, konkretne i zorientowane na działanie. Ich główną rolą jest wyznaczenie jasno określonego kierunku działania. Kluczowe wyniki, to już sposób monitorowania, porównywania i oceniania, na ile cele te udało się zrealizować. Dobrze określone kluczowe wyniki są konkretne, określone w czasie i agresywne. Najważniejsze jednak, by były mierzalne i weryfikowalne. Nie ma tu miejsca na wątpliwości. W przypadku realizacji OKR, osiągnięcie wyniku na poziomie 70% wyników kluczowych jest już uznawane za dobre.

Stworzenie OKR-u polega na wyznaczeniu celu, np. "Aplikacja X znajdzie się w TOP 10 aplikacji w App Store w Polsce” i określeniu dwóch-trzech kluczowych wyników potrzebnych do jego osiągnięcia: "Wzrost liczby użytkowników w kwartale wyniesie X%”, "Czas korzystania z aplikacji wzrośnie o X%", "Churn rate spadnie o X%". Cele mogą być nawet jeszcze bardziej ogólne i nadające kierunek rozwoju całej organizacji. Np. cel "Stwórzmy niesamowite customer-experience", może być określony przez takie Key Results jak "Net Prompter Score wzrośnie do X" czy "Koszt pozyskania klienta spadnie do Y".

OKR-y vs KPI

Wiele firm stosuje KPI, czyli Key Performance Indicators. Wskaźniki te służą do pomiaru wydajności, ale nie mówią, co należy zmienić lub ulepszyć, aby poprawić te rezultaty. Z kolei OKR-y pomagają w podejmowania decyzji, co należy zmienić, naprawić lub ulepszyć. Samo założenie stojące za OKR-ami jest też takie, by były one superambitne – mają wyznaczać firmie cele, które wydają się niemożliwe do osiągnięcia. Tak jak w prawie Moore’a, stworzonym przez drugiego założyciela Intela Andy’ego Moore'a, który określił, że liczba tranzystorów w układzie scalonym powinna rosnąć w tempie wykładniczym i podwajać się w czasie. Wydawało się to nierealne, ale udało się to osiągnąć Intelowi i innym firmom z branży półprzewodników. Pierwszy procesor Intela składał się z 2250 tranzystorów, obecne – z kilkudziesięciu miliardów. To nie znaczy jednak, że KPI i OKR-y się wykluczają. KPI może być częścią OKR.

– Ja często używam KPI jako Key Results, czyli części składowej OKR-u. – tłumaczy Iza Klat, OKR Consultant, Head of People & Culture w Prowly i ex-Googlerka.

– Najkrócej powiedziałabym, że KPI są często bardziej przyziemne (target, przychód, wzrost itp.), podczas gdy OKR-y dają możliwość bujania w obłokach. To znaczy umożliwiają puszczenie wodzy fantazji i sięganie po na pierwszy rzut oka niemożliwe. OKR-y brzmią przez to często niedorzecznie i przez wielu twardo stąpających po ziemi managerów uznawane są za zabawne. To najczęściej ci managerowie, którzy swoje cele określają krótko – wzrost o 100% rok do roku. Ale po pracy w Google wiemy, że także OKR-y mogą być bardzo mocno osadzone w liczbach i to także ma szanse działać – dodaje Klat.

Co daje wprowadzenie OKR w małej firmie lub startupie?

OKR-y to metodologia z powodzeniem stosowana w dużych, znanych firmach technologicznych. Pozostaje jednak pytanie, czy w ogóle warto ją rozważać w małej firmie czy startupie.

– Wspierałam wprowadzenie OKRów w kilkunastu polskich startupach i w dużych, dojrzałych organizacjach. Czerpiąc z tego doświadczenia mogę powiedzieć, że OKR-y mogą zadziałać wszędzie, jednak pod bardzo konkretnymi warunkami. Gdzie moim zdaniem sprawdzą się najlepiej? Na przykład w firmach budujących swoje produkty lub usługi, w firmach, które mają w planie skalowanie swoich usług, a wreszcie w firmach, które planują wejście w proces akwizycji – wyjaśnia Iza Klat.

John Doerr, manager Intela, który był odpowiedzialny za wprowadzenie systemu OKR w Google, opisał zalety tej metodologii skrótem F.A.C.T.S.

• Focus. OKR-y pozwalają na skoncentrowanie uwagi na niewielkim zestawie starannie określonych priorytetów.
• Alignment. Dopasowanie celów organizacji na każdym poziomie do najwyższego poziomu i kluczowego celu.
• Commitment. OKR-y wpływają na zwiększenie zaangażowania i trzymanie się ustalonych priorytetów.
• Tracking. Śledzenie postępów, ich ocena po określonym czasie (np. kwartale) i możliwość zmiany taktyki, by osiągnąć zakładany cel.
• Stretching. Poszerzanie, rozciąganie celów na wykraczające poza standardowe business as usual i pozwalające wprowadzać znaczące zmiany w organizacji. 

Oczywiście nie jest jednak tak, że OKR-y to system bez wad i panaceum na wszelkie wyzwania firmy.

– Wadą OKR-ów może być to, że to nie jest samograj, jak się wielu firmom wydaje. OKR-ów nie można puścić samopas, trzeba je pielęgnować i podlewać solidną dawką zainteresowania. OKR-y nie określają również niestety zasobów, które będą potrzebne do zrealizowania konkretnego celu. Do tego potrzebne jest odrębne planowanie. OKR-y dość trudno jest wykorzystać w niektórych działach, które mają funkcję czysto operacyjną jak np. księgowość – wyjaśnia Iza Klat.

Wdrożenie OKR w firmie

Wprowadzenie systemu OKR w firmie składa się z kilku etapów. Trzeba mieć dokładnie określoną strategię firmy i wyznaczone cele. Bardzo istotne jest to, by system został zaimplementowany i wdrożony przez założycieli czy głównych managerów firmy. Organizacja powinna też zdecydować, w jaki sposób będzie wprowadzać OKR-y – czy dzieje się to "od góry do dołu", czy rozpoczyna od pojedynczych działów pilotujących. OKR-y powinny mieć też wyznaczonego swojego ambasadora – osobę, która będzie odpowiedzialna za to, by metodyka ta została wdrożona w całej organizacji. Następny krok to stworzenie spójnego programu OKR – jak dużo celów jest ustalanych czy jak często następuje ocena postępów. Wreszcie ostatni etap to edukacja pracowników.

OKR to system, który wydaje się prosty, ale wdrożenie go w praktyce, zwłaszcza w organizacji, która podąża już określoną ścieżką i ma swoją historię, jest wyzwaniem.

– Ogólnie OKRy to system dość wymagający. On wydaje się prosty i intuicyjny i to prawda, bo stworzenie OKR-ów nie jest wyjątkowo trudne. Jednak musi zostać spełnionych kilka warunków, żeby OKR-y nie zmarły śmiercią z zaniedbania. Przede wszystkim – chęć do zmiany. I to nie na poziomie jednego człowieka, który bardzo mocno w ten system w firmie wierzy i będzie koniem pociągowym tej inicjatywy. OKR-y muszą być "kupione" i zrozumiane przede wszystkim na poziomie zarządu firmy. Jeżeli CEO nie będzie miał własnych OKR-ów i nie podejdzie do tematu na poważnie, daję pół roku temu śmiałkowi, który za punkt honoru postanowił je wdrożyć – przekonuje Iza Klat.

Jej zdaniem niezwykle istotna jest także konsekwencja i realizowanie regularnych tzw. check-inów czyli spotkań sprawdzających postępy w realizacji.

– To działanie metodyczne i uciążliwe, ale tylko dzięki temu możliwy jest progres. Po trzecie, wprowadzenie OKR-ów ma sens wtedy, gdy firma realizuje jakąś konkretną strategię i OKR-y mogą pomóc w jej zrealizowaniu. Nigdy nie podejmuję się wsparcia we wdrożeniu tej metodologii tam, gdzie jest jedynie mglisty zarys tego, co firma chce osiągnąć w kolejnym roku. To moja żelazna zasada i to zawsze doradzam jako pierwszy krok – przemyślana, uzgodniona z zainteresowanymi i spisana strategia działania – podsumowuje Klat.

Metodologia Objectives and Key Results to dość proste w założeniach, a zarazem potężne narzędzie służące wyznaczaniu celów i pomiaru wyników w organizacjach. W szybko zmieniającym się krajobrazie biznesowym, OKR-y ułatwiają wyznaczenie kierunku rozwoju i zachęcają do ciągłego doskonalenia. Wprowadzenie systemu OKR na pewno więc warto rozważyć w firmie technologicznej, mającej w swoim DNA innowacje i apetyt na rozwój na globalnych rynkach, a także dobrze określoną misję.